【導入事例】組織拡大を見据え、Excel管理を次の段階へ｜人と部門をまたぐIT資産管理

AIプラットフォーム事業を手がける株式会社ヘッドウォータース。同社の情報システム部では、国内外の複数法人にまたがるSaaSアカウントを管理しています。

組織の拡大とともに、社員や利用するサービスが増え、管理資料の更新や部門間の確認も増加。従来の方法でも運用は回っていたものの、さらなる会社の成長を見据え、早い段階で管理体制を見直すことにしました。

そこで選んだのが、DRESS CODEです。現在は、誰がどのSaaSを利用しているのかを、複数の切り口から確認できるようになっています。

今回は、将来の組織規模から逆算して管理方法を見直した背景や、選定の決め手、今後の展望について伺いました。

この記事のポイント

導入背景	組織拡大に伴い、管理資料の更新作業や、経理担当者・申請者との確認が増えていた。
選定・活用	複数法人のサービス・ライセンスを適切に管理するための柔軟性、連携サービスの多さ、改善スピードを評価。情報システム部門の管理者側と利用者側の両方から利用状況を確認している。
効果・今後	ライセンスや会社資産など誰が何を使っているかを把握しやすくなり、資産管理を行いやすくなった。今後は社員の所属部門とバックオフィス系の部門をつなぐツールとして、ライセンス・SaaS利用料などのソフトウェア資産と人事情報を繋いで一元管理できることを目指している。

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お話を伺った方

株式会社ヘッドウォータース

DATA&AIエンジン統括本部 情報システム部　菅原 麻希様

SaaSアカウントの管理をはじめ、入退社時の対応や、社員から申請されたツールの調査・アカウント発行などを担当。DRESS CODEでは、選定・導入から現在の運用まで幅広く関わる。

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プロジェクト概要

企業名	株式会社ヘッドウォータース
会社概要	業種：IT（AIソリューション・DX支援） 従業員数：約190名（単体）、約640名（グループ全体）
導入サービス	DRESS CODE IT Force
BEFORE	発行したSaaSアカウントをExcelへ手作業で記録。入力漏れチェックや利用プラン・組織変更に応じた情報更新と確認の負担が増えていた。
AFTER	従業員ごとのSaaSアカウントをDRESS CODE上で確認可能に。退職時対応を含め、アカウント確認をより効率的に行えるようになった。

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組織の成長とともに、SaaSアカウントの管理範囲も拡大

―まず、情報システム部の役割と管理している範囲を教えてください。

私たちの部署では、国内外の複数法人を対象に、社内システムやツールのアカウントを管理しています。入退社時の対応や、社員から新しいツールの利用申請があった際の調査・発行、日々の問い合わせ対応などですね。アカウントだけでなく、運用ルールも統括しています。

―DRESS CODEを導入する前は、SaaSアカウントをどのように管理していましたか。

社員から申請を受けてアカウントを発行した後、Excelの管理台帳へ記録していました。社員や利用するサービスが増えるにつれ、アカウントの発行と台帳の更新をそれぞれ行う負担も大きくなっていきました。

部署異動によって費用負担先が変わったり、サービスの利用プランが変更されたりすることもあります。そうした変化を追いながら、Excelの情報を実際の利用状況に合わせ続けることに難しさを感じていましたね。

特に確認として増えたのが、毎月の利用料を各部門へ按分する資料を作るときです。情報システム部のほうで管理台帳をもとに費用計算して経理部門へ共有するのですが、Excelの情報と利用状況が異なることがたびたびあり、経理部門からの確認が毎月発生していました。

―利用状況を確認する際、部門間ではどのようなやり取りがありましたか。

経理部門では、個々の申請内容までを常時把握することは難しいため、利用状況の不明点は都度各部門に問い合わせるしかありません。経理担当者から申請者へ確認し、その内容が情報システム部へ戻ってくる。一つのアカウントを確認するために、複数の人や部門をまたぐこともありました。

各部門の責任者も、月次の費用情報が届いたタイミングで、「このアカウントは今も必要だったかな」と振り返る形でした。Excelは意図しない編集を防ぐため、情報システム部を中心に管理していましたが、各部門にも必要な範囲で利用状況を共有し、それぞれが確認できる状態にしたいと考えていました。

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数年後の組織規模から逆算し、早めに管理の土台を整える

―SaaSアカウント管理を見直そうと考えた、きっかけは何でしたか。

社員数とともに、情報システム部が対応する件数も増えていました。一方で、管理体制を同じペースで拡大できるわけではありません。

目の前の業務だけを見れば、従来の方法を続けることもできたと思います。ただ、今後も組織が大きくなり、管理するアカウントや関係者が増えることは見えていました。対応が難しくなってからではなく、今のうちに仕組みを整え、将来の負担を減らしておきたいと考えました。

―法改正のような明確な期限がないなかで、「今取り組む」と判断できたのはなぜでしょうか。

今後数年にわたって社員が増え、会社が成長していくことは、全社の方針として見えていました。明確な期限があったからではなく、数年後の組織規模から逆算して考えた結果です。情報システム部にも、その変化に対応できる体制が必要だと考え、将来を見据えた投資として導入を判断しました。

社内には、当時の業務量や業務フローに加え、各部門の責任者が自部門のアカウントを把握できるようになるなど、会社全体にとってのメリットを説明しました。

単に現在の作業を置き換えるのではなく、これからの組織に必要な管理体制をつくる。そのための取り組みとして伝えました。

選定の決め手は、組織の変化に対応できる柔軟性

―管理ツールを選ぶ際、どのような点を重視しましたか。

情報システム部門向けのSaaS管理ツールをいくつか見ました。特に重視したのは「柔軟性」です。

当社では、部署異動によって費用負担先が変わったり、同じサービスでもプラン別に管理が必要になったりすることがあります。個別にシステムを作り変えなくても、標準の仕組みのなかで必要な情報を整理できるか。さらに、組織の変化に合わせて管理範囲を広げられるかを見ていました。

―そのなかで、DRESS CODEを選んだ理由を教えてください。

私たちが見ていたのは、導入時点の機能だけではありません。連携できるツールの多さに加え、改善のスピードがとても速く、「これからも使いやすくなっていく」と感じられたことが決め手でした。

検討中にも新しい機能が追加されていました。組織が変化するなかでプロダクトも進化していく。一緒に取り組みながら、当社にとってより使いやすいものになっていくイメージを持てました。

将来的に、人事や契約の情報まで管理範囲を広げられる可能性も感じ、情報システム部だけの効率化にとどまらず、複数の部署で情報をつなげられることも、社内で導入意義を説明する材料になりました。

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「誰が何を使っているか」を、複数の切り口から確認

※画面内の名称・数値は、説明用のデータです。

―導入後、どのように実務へ取り入れましたか。

入退社時のアカウント対応とあわせて、DRESS CODEへのメンバー追加や退職日の登録を行っています。私が最初に使い始め、その後チーム内へ広げましたが、細かな操作説明をしなくても質問はほとんどありませんでした。画面を見ながら理解しやすいUIなのだと思います。

―実際に使い始めて、どのような変化がありましたか。

実際のアカウント登録状況をDRESS CODEで確認できるようになり、退職時にも、その人が利用していたサービスを洗い出しやすくなりました。対応が必要なアカウントを見つけやすくなり、確認もスムーズに進められています。

特に役立っているのは、確認の入り口が一つではないことです。ソフトウェアから利用者を見ることも、メンバーを起点に利用しているサービスを見ることもできます。「この人は、こんなサービスにも登録していたのか」と、これまで一覧では捉えにくかったアカウントにも気づけるようになりました。

DRESS CODEの概要画面では、連携したソフトウェアやアカウント数、休眠アカウントなど、管理対象の全体像をまとめて確認できます。

法人によってテナントやプランが分かれるサービスについても、それぞれの状況を確認できます。複数法人を管理する当社にとって、サービス名だけでなく、その内訳まで見られることは大きなメリットですね。

―今後の管理ルールを考えるうえで、新たな気づきはありましたか。

きっかけになったのは、あらかじめ設定したルールをもとに、確認が必要なアカウントを知らせる「アラート」機能です。退職者に紐づくアカウントなど、対応が必要な対象を一覧で確認できます。

「アラート」機能を確認しているうち、アカウントの有無だけでなく、そのアカウントに付与している権限や利用しているサービスプランについても、定期的に見直す必要があると感じるようになりました。DRESS CODEによって誰がどのサービスを利用し、どの権限を持っているのかを把握しやすくなったことで、より適切な管理ルールを考えるきっかけになっています。

※画面内の名称・数値は、説明用のデータです。

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SaaSから費用・人事・デバイスへ、情報を少しずつつなぐ

―現在、DRESS CODEとExcelをどのように使い分けていますか。

誰がどのSaaSを利用しているかはDRESS CODEで確認し、案件ごとの費用負担先はExcelで管理しています。

今後、費用負担部署や案件の情報までひも付けて出力できれば、費用按分の資料作成に活用でき、経理担当者や申請者との確認も減らせると考えています。

―今後、部門との情報共有をどのように変えていきたいですか。

各部門の責任者が、自部門で誰がどのサービスを利用しているかを確認できる運用を考えています。閲覧範囲や権限を分けて共有できれば、それぞれの部門でアカウントの必要性を判断できます。

必要な人が必要な情報を確認できる状態へ近づけたいですね。

―さらに先には、どのような管理を目指していますか。

将来的には、人事情報とアカウント管理がつながれば良いと思っています。入社・退職・休職などの予定を起点に、必要なアカウント対応を確認できれば、部門間の個別連絡だけに頼らず進めやすくなるなと。

さらに、拠点、備品、デバイスも関連づければ、どこに何があり、交換時期を迎えていないかまで確認できます。まずはSaaSアカウントを見えるようにし、そこから人事や経理、各部門へ。会社の成長に合わせて、管理する情報を少しずつつないでいきたいです。

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【取材を終えて】組織の成長を見据え、SaaS管理も一歩先へ

今回印象的だったのは、現在の業務負担だけでなく、数年後の組織規模から逆算して管理体制を考えていたことです。導入時点の機能に加え、組織の変化に対応できる柔軟性や、プロダクトの改善スピードも選定の軸になっていました。

同じように、次のような変化を感じている企業もあるのではないでしょうか。

• 複数の法人や部門で、SaaSのテナントやプランが分かれている
• 入退社や異動に伴うアカウントの更新が増えている
• 利用状況を確認するために、複数の人や部門が関わっている
• 将来は、人事情報や費用情報、デバイスまでつなげて管理したい

当てはまるものがあれば、まずは「誰が何を使っているか」を、現在どのように確認しているか整理することが、管理体制を見直す第一歩になります。確認のたびに複数の台帳や担当者をたどっている場合は、管理方法を見直すタイミングかもしれません。

DRESS CODE IT Forceは、人を起点にSaaS・アカウント・デバイスの情報をつなぎ、組織の変化に合った管理体制づくりを支援します。ぜひご相談ください。

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※取材時（2026年9月時点）の情報です。